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    ISO管理體系認證年年做,問題年年有,何解?


    現在很多公司都通過了ISO管理體系認證(比如:ISO9001質量管理體系、ISO14001環境管理體系、ISO45001職業健康安全管理體系、ISO22000食品安全管理體系、ISO13485醫療器械行業質量管理體系、HACCP危害分析與關鍵控制點管理體系……)申請這些認證,無外乎出于以下目的:


    為了提升公司的榮譽和規范公司內部的管理;

    提升公司品牌在行業、市場上的影響力;

    增強公司在供應鏈中的地位和分量,增強公司在合作談判桌上的砝碼;

    滿足客戶的要求,提升客戶對公司的信任度;

    有效降低公司業務團隊開拓市場的難度;

    為了公司在招投標過程中加分以便更易中標;

    滿足委托加工方的要求;

    融洽與公司所在地政府監管部門的之間的和諧關系;

    其它要求。

    在上述獲證目的中,對很多公司來說,最主要的就是滿足客戶的要求,為什么呢?因為很多跨國公司或大公司在與準供應商合作前都會按照ISO管理體系的要求驗廠,包括合作后也會定期到對合格供應商現場按照ISO管理體系的要求進行驗廠審查,驗證所選的供應商內部管理是否持續滿足要求,是否具備持續地提供質量合格且穩定的產品的能力。

    正是如此,很多公司不得不維持ISO管理體系的運行和持續改進,所以,每年都會在公司內部開展實施ISO管理體系內審工作,本想:
    1.通過年度的ISO管理體系內審,自查自糾,及時發現不足,及時整改落實,確保順利通過客戶驗廠;

    2.通過年度的ISO管理體系內審,提升各相關部門的執行意識和責任意識,贏得客戶驗廠時的好感;

    3.通過年度的ISO管理體系內審,提前做好充分的準備,確??蛻趄瀼S獲得滿意的結果。

    可實際情況,每次客戶蒞臨公司驗廠的結果,總是問題一大堆,導致客戶驗廠專家組不滿意,搞得老板在客戶驗廠末次會議上臉火熱沒面子、如坐在針氈,公司中層管理團隊沒面子,公司在客戶驗廠專家組面前沒面子,這是為什么呢?

    原因一:領導重視方面

    每年是按期開展了ISO管理體系內審工作,有可能存在領導不重視比如內審的首次會議不參與、內審過程中不巡視、內審末次會議不參與,直接影響了內審隊伍、被審部門內心對公司ISO管理體系內審工作的重視程度,甚至讓雙方產生走走過程、走走形式完成內審工作的行為。

    【改進建議】:

    作為公司領導,最好每次內審參加首次會議和末次會議,打消內審隊伍和被審部門領導錯誤地認為“公司領導對內審工作不重視”的看法。作為公司領導,最好能不定時到內審過程中的重點場所、重點部門巡視,督促內審隊伍和被審部門工作的嚴謹性和責任心,必要時給予適當的指導和關心。建議每次內審都要包括對公司領導層的審核,以充分引起領導層對公司ISO管理體系的重視。

    原因二:內審組長任命方面

    內審組長的人選不合適比如沒有一定的話語權或說話沒有相應的份量或沒有一定的工作魄力;

    內審組長沒有充分發揮組長的作用;
    內審組長自身在專業方面有所欠缺。

    【改進建議】:

    要想每次ISO管理體系的內審工作實現預期的效果,內審組長的人選也是一個非常關鍵的環節:

    1.最好對ISO管理體系有深入的認知;

    2.最好是在公司內部有一定話語權、工作魄力和組織能力的人擔任。

    原因三:內審隊伍組建與管理方面

    可能存在內審組成員的選擇與分工不到位,比如選擇的全部是剛剛參加培訓結束的內審員,或讓不熟悉被審部門ISO管理體系情況的內審員去審核被審部門;

    內審隊伍對標準理解不到位;

    內審隊伍對內審依據的法律法規認知不到位或不清楚法律法規的要求;

    內審隊伍沒有真正搞清楚內審的目的或對內審的目的不重視;

    不清楚客戶驗廠所關注的重點過程、重點場所、重點部門,所以不能抓住內審的重點內容。

    【改進建議】:

    最好每次內審前,對內審隊伍做一次內審實施前的培訓包括動員,一是充分引起內審隊伍的重視,二是加深內審隊伍對內審知識、技巧、方法的正確理解和把握,尤其是單次內審隊伍中存在比較多的新內審員的情況。若可行時,可以外請專業的老師或機構對公司的內審隊伍進行一次系統性的內審實戰能力強化與提升培訓。

    原因四:內審準備方面

    內審準備不充分比如沒有對公司的ISO管理體系文件全面的、系統的瀏覽,尤其是變更的部分;

    沒有對內審知識再次認真的回顧,加深對內審知識的理解與把握;

    沒有在內審前對內審隊伍組織召開一次內審前的探討會議,消除內審隊伍對當次內審工作存在的困惑。

    【改進建議】:

    每次內審最好提前確定好具體的內審時間,以便給內審隊伍預留充足的時間瀏覽公司全套的ISO管理體系文件。

    原因五:內審策劃方面存在不到位

    第一:內審依據方面。

    漏掉了上一次內審的結果;

    漏掉了第三方現場審核的結果;

    漏掉了客戶上一次驗廠的結果;

    漏掉了客戶平常對公司的要求;

    漏掉了與客戶簽署的合同中特殊的要求。

    第二:內審時間分配存在缺失。

    內審時間沒有根據內審的依據、被審部門覆蓋內審重點過程多少或職責、被審部門的實際情況、內審過程的重要性等合理分配內審的時間與精力。

    第三:沒有根據內審過程的重要程度、內審員的實際情況合理分配內審員或分配內審任務。


    第四:內審計劃沒有經過認真的策劃。

    內審的行程或路線沒有按照P-D-C-A的原則策劃;

    內審的重點過程或場所或部門;

    各被審部門的主導內審人員確定;

    各被審部門的內審要點有可能存在遺漏或不到位的現象。

    第五:內審檢查表策劃不到位。

    內審檢查表確定的內審重點存在有遺失的情況;

    沒有將客戶關注的內容作為策劃內審檢查表內容的重點輸入內容;

    內審檢查表策劃的審核點沒有輕重之分,體現不出重點;

    內審檢查表沒有根據當前的實際情況進行策劃,有可能將以前策劃的模板直接拿來使用;

    內審要點的編排順序沒有按照P-D-C-A的原則實施。


    【改進建議】:

    每次內審前,最好由內審組長(安排相對比較專業的人擔任)精心策劃內審計劃,充分考慮從上一次內審結束到這次內審開始這一時間段的ISO管理體系運行實施情況包括變更的情況;

    被審部門的審核要點最好與其職責權限要完全符合;

    被審部門的先后順序最好按照P-D-C-A原則排列;

    被審部門的內審時間務必要安排充分,最好預留一定的空余時間;

    內審檢查表務必要與內審計劃相吻合;

    每個被審部門的內審檢查表審核要點最好按照P-D-C-A原則排列;

    每個被審部門的審核重點包括抽樣范圍、數量要以審核依據為主要輸入內容;

    內審檢查表編寫完畢最好由內審組長負責組織討論,及時發現不足,及時完善補充。

    原因六:內審實施方面

    第一:內審抽樣不到位,有可能內審抽樣數量太少、抽樣不具有連貫性、抽樣不具有代表性;

    第二:內審隊伍存在走過程、敷衍了事的情況;

    第三:某些部門安排的內審時間不充足,導致內審匆匆收場,無法保證內審效果;

    第四:沒有制定內審的目標,導致內審實施過程中出現隨意、隨心、隨性內審;

    第五:沒有建立有效的內審激勵機制,有可能內審人員與被審部門相互隱瞞包庇;

    第六:內審人員追蹤內審證據的力度不夠深入,只是為了發現問題而已;

    第七:內審人員的專業性存在缺失。

    【改進建議】:

    1.建議建立內審管理激勵機制,包括對內審員和被審部門都要考慮激勵;

    2.定期對內審隊伍開展內審實戰強化培訓,以持續提升內審隊伍的內審技能;

    3.嚴格審查內審隊伍編寫的內審檢查表,確保重點審核內容抽樣的范圍、數量和前后連貫性;

    4.內審實施前重點審查內審隊伍編寫的內審檢查表,確保審核的內容務必在規定的時間內順利完成;

    5.內審實施前最好組織內審隊伍開個簡短會議,詢問各內審成員對內審的依據、要求是否沒有任何困惑。

    原因七:內審末次召開方面

    某些公司每次的內審末次會議都不召開或召開的不到位,比如:

    1.只是簡單報告了本次內審開出的書面不符合報告,而沒有真正對本次內審做一個客觀、公正的總結概述,尤其是對ISO管理體系提出的改進建議或希望公司各部門注意的事項,導致公司領導層錯誤地認為“公司ISO管理體系就存在這么幾個不合格”;

    2.末次會議參加人員,在某些公司存在領導不參與、被審部門負責人不參與,參與的人員除了內審組,就是各被審部門派出的辦事員代表。

    原因八:內審不符合整改與跟蹤與驗證

    第一:被審部門不能對內審發現的問題舉一反三開展自查自糾;

    第二:被審部門在整改過程中,看到的只是一個點,沒有考慮到一個面,出現了補東墻漏西墻的情況;

    第三:內審組對不符合的整改跟蹤驗證只走過程走形式,沒有嚴格按照五步曲的方法驗證;

    第四:內審組對符合的整改跟蹤驗證時忽略了對措施實施證據的追蹤,只是相信了不符合報告上所填寫的。

    【總結】

    ISO管理體系內審工作流程

    *明確內審目的(目標)→*確定內審依據→*組建內審組→*任命內審組長→*策劃編寫內審計劃→*組織編寫內審檢查表→*修正內審檢查表→*內審前內審組會議→*實施內審(首次會議→現場內審→末次會議)→*內審不符合整改與跟蹤驗證→*編寫并下發內審報告。

    每次內審工作結束后最好:

    1.根據內審成員的表現,評定出優秀的內審成員給予相應的獎勵;

    2.綜合考慮被審部門的配合與審核結果,評定出優秀的被審部門給予相應的獎勵;

    3.向公司領導報告本次內審的結果,尤其是對公司ISO管理體系運行實施提出的改進建議。
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